クリニックの事務長は何をやってくれるのか？
～業務内容と留意点～

クリニックの開業までは、多くの場合は開業コンサルなどが事務業務を担ってくれます。

一方、開業後は医療事務以外の事務を担う担当者が不在となり、事務作業に負担を感じる先生は少なくありません。

ここでは、クリニックの事務長は何をやってくれるのか？を整理したいと思います。

金銭的な面から事務長を雇用するのは簡単ではないですが、事務長の業務内容を明確にすることで、個別に職員や委託先に業務を依頼することも可能となります。

上記を通じ、事務作業に負担を感じる先生方の負担軽減につながれば幸いです。

そもそも事務長は「何でも屋」であることが求められます。

クリニックでは、病院よりもさらに組織が小さいので、「できる仕事は何でもやる」という姿勢がより重要になります。

「何でもやります」というクリニック事務長に任せることができる業務は以下の通りとなります。

１．いわゆる通常の事務業務

（１）現金管理や在庫管理、資産管理、会計処理などの経理・財務関連業務

（２）業者に対する発注業務、その他業者管理（コスト管理）

（３）委託先管理（税理士事務所なども含む）

（４）職員募集・雇用・勤怠管理・給与計算などの人事労務関連業務

（５）非常勤医師の日程等調整

（６）来客対応など

２．医事課関連

（１）施設基準管理

（２）医療に係る届出管理

（３）患者統計・分析業務

（４）レセプト業務管理その他一部の医事業務

３．経営関連

（１）患者や職員の苦情対応

（２）関連医療機関訪問、広報活動などを含めた増収策の提案と実行

（３）補助金申請を通じた経営改善

（４）法人化、多店舗展開や人事等制度導入時などのプロジェクトマネジメント

病院によっても役割分担の在り方はさまざまなので、上記の区分でしっくりこない部分もあるかもしれません。

一応、「総務」「医事」「経営企画」のような切り口で区分しました。

もし、事務長を雇用又は委託するのであれば、上記のうちどのような役割を期待するのかを明確にし、必要な工数などを検討しましょう。

クリニックの事務長に必要な条件や資格はないので、誰もがクリニックの事務長になることができます。

よって、クリニック事務長のキャリアはさまざまなパターンが考えられます。

ここでは、比較的多いと思われるパターンとその特徴について解説します。

それぞれのパターンで得手不得手が明確に出ますので、期待する役割に合ったキャリアの事務長を探せるようにしましょう。

１．病院事務（医事課など）やコメディカル（薬剤師、社会保険福祉士など）経験者

収益構造を熟知した医事課出身者、キャリアプランとして経営に興味を持ったコメディカルが事務長を目指すパターンです。

（看護師でそういう方がいても良いと思いますが、どの施設でも看護師は人数不足なためか、私は「看護師＝事務長」に出会ったことはありません。）

このタイプは、現場の業務の流れが分かるので業務改善などにも対応できる方が多い点が特徴です。

同じ医療系のキャリアであるため職員との相互理解も深めやすいということも挙げられます。

半面、判断が現場寄りとなりがちで、経営的な視点に欠ける方も多いという印象です。

２．他業種（銀行や大手企業など）の管理職経験者

銀行経験者や、一般企業の人事関連部署等の経験者も少なからずお見掛けします。

一般事務については一通りの知識を有しており、労務管理や業者対応、現金管理などを得意とする人が多いです。

また、医師に忖度しない（役職だけでなく資格のヒエラルキーが存在するのが医療業界の特殊性ですが、そこへの理解がないとも言えます）ので、はっきりと意見を言ってほしいと考える先生とは相性が良いかも知れません。

半面、上記の通り業界の常識に忖度しないため、職員から支持を得られないことも少なくありません。

また、基本的に「これまでの知識と経験」で勝負する傾向があるので、例えば医事課の具体的な業務内容などを理解して業務改善をする、と言ったことは期待しにくいです。

３．医療系企業の営業職経験者

機器や医薬品、医療材料などの取引で医療機関を頻繁に訪問していた方が、当時の取引先と懇意になり医療機関に転職するパターンなどもあります。

これらのキャリアを持つ方の特徴は、人当たりが良くフットワークが軽いことではないかと思います。

近隣施設訪問などで増患を狙いたい場合や、職場で生じた諸問題に迅速に対応してほしい場合には適していると言えます。

半面、いわゆる事務長業務の経験はほぼないので、長い目で育成するという視点が必要になります。

時間をかけて先生が理想と考える事務長を育成するのであれば、一番適したキャリアかも知れません。

４．コンサルタント経験者

コンサルタントも、通常はなんらかの業務経験を経てコンサルタントになっています。

よって、適性の見極め方としては１．～３．に準じます。

加えて、特に医療系のコンサルタントであれば他施設のやり方を知っているのが強みとなります。

また、近年ではマーケティング系のコンサルタント経験者が、Web広報を通じた増患で存在感を示すケースも増えています。

一方、これらの経験者は、集団の中でのコミュニケーション（協調性的なもの）に欠ける人が多い印象もあります。

上記を踏まえ、誰かにクリニック事務長業務を依頼する場合に大切なことを以下にまとめます。

１．何をして欲しいのかを明確にする

上述の通り、クリニック事務長の業務は多岐に渡りますが、その全てをできる人はまずいないと思った方が良いです。

自院で特に何が必要なのか、少なくとも以下の２点は明確にしましょう。

（１）外向きの活動か内部管理か

（２）①外向きの活動の場合、人的活動かWebか

（２）②内部管理の場合、課題なのは医事かそれ以外の事務か

そして、上記により明確になった優先度に基づいて事務長候補者を選定しましょう。

２．必要な工数を明確にする

クリニックで事務作業が発生すると「面倒なこと全般に対応してくれる事務長が欲しい」と考えるかも知れません。

しかし、１．で優先順位を検討していくと、実は事務長に常にいてもらう必要はないということを改めて理解できるはずです。

多くの場合、クリニックで常勤の事務長を雇用するのは過剰な出費となります。

定期訪問型の事務長代行サービスやコンサルタントなどもあるようなので、必要工数に応じて雇用形態を検討し、不要な出費を避けられるようにしましょう。

３．既存の取引業者を活用する

Web広告を通じた増患であればホームページ業者、内部管理であれば税理士事務所や社労士事務所とのコミュニケーションや契約内容見直しなどにより、スムーズかつ安価に課題を解決できる可能性があります。

逆に、課題を解決できない業者との取引を見直すのも一つの手段となります。

一般的に、新たに何かを導入するより既存の関係性を見直す方が少ないエネルギーで課題解決ができます。

是非、今お付き合いしている外部業者を一層活用する方向で検討してみてください。

最後までお読みいただきありがとうございます。

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