クリニック開業と規程類
～開業時にあったら良い規程３つ～

クリニックを開業すると、日常診療の傍らで、経営に関するさまざまな意思決定をしなければなりません。

その中でやっかいなのは「やってもやらなくても良く、やるとしても金額はまちまち」といった「明確な標準のないもの」です。

規程類は、これら「やっかいな判断事項」について、予めクリニック内でのルールを定めておくことで、実際にその事象が発生した場合の判断の助けになります。

ここでは、規程類の中で開業時にあったら良い規程を３つご紹介します。

クリニックであれば、規程類が全くないところも少なくないと思います。

今回、クリニックであったら良い規程を３つに絞ることについて「そんなに必要ない」「多ければ多いほど良いので少ない」といった両面の意見がありそうです。

そこで、３つに絞るにあたり、規程類を作るメリットとデメリット、特に「メリットだけではない」という点について触れておきます。

１．一般的なメリット

〇経営者側では、判断の助けになる。

〇従業員側にとっては、基本的なルールがある事で安心感がある。

〇業務を標準化できる。

〇発生しうるリスクに対して予防・対応策を決めておける。

２．一般的なデメリット

〇作成・周知・保管の手間がかかる。

〇ルール変更時に規程を修正する手間がかかる。

〇ルール変更時に規程の修正を怠ると規程が形骸化し意味が薄れる。

〇時に柔軟な判断の妨げになる。

たまに見かけるのが、「めったに使用しない規程を作ったら、周知されず更新されず職員にも有難がられず形骸化する」という規程類です。

逆に、どのようなクリニックでも使用する規程であれば、メリット>デメリットとなり「あって良かった」ということになります。

今回、経験上での使用頻度の観点から、紹介する規程類を３つに絞って解説します。

１つめは「就業規則」です。

職員と雇用契約を締結する上で最低限必要な書類は「雇用契約書」で、これを締結していないクリニックは最近ではほぼないと言ってよいかと思います。

法律的な効力も就業規則より強く（両者で記載内容が異なる場合は雇用契約書の内容が有効となる）、就業規則については必要性を疑う先生もいらっしゃるかもしれません。

実際、以前所属していた税理士法人では、就業規則については「希望がある場合のみ有料で対応」というスタンスで、作成を推奨しておりませんでした。

しかしながら、主として以下の観点から当事務所としては作成を推奨しております。

１．就業規則の整備を要件とする助成金の増加

働き方改革推進の一環で、職場環境整備を推進する趣旨の助成金が増えております。

市区町村によっては「就業規則の作成」そのものに助成金が手当される場合もあります。

今後も働き方改革推進の流れは変わらないと思われるので、助成金獲得機会を逃さないためにも整備をしておくと良いです。

２．問題職員への対応

問題職員を辞めさせたい場合でも、雇用契約書のみでは根拠規程がなく辞めさせることができません。

クリニックは人の集まりで、しかも最少人数で運営を行っていきます。

よって、一人の問題職員への対応を誤ると、たちまち職場の雰囲気は悪化し生産性が低下します。

何より問題職員が辞めないせいで優秀な職員が職場を去るようなことは絶対に避けなければなりません。

就業規則に「懲戒」の項目を定め、これに沿って「問題職員が問題たる証拠」を残しながら、問題職員に改善を促す（改善できないなら辞めてもらう）ことで職場の問題解決につなげることができます。

３．退職時の混乱予防

法律上、職員は退職の２週間前に申し出ることで（クリニック側に都合が悪くても）退職が成立します。

実際のところは後任も決まらず引継ぎも行われない状態で退職されると困るのですが、法律的には上記の通りです。

予防策として、例えば「退職する場合は１か月前に申し出る」「引き継ぎなどを適切に行わない場合は退職金を支給しない」などを就業規則上に規定する事で、急な退職を予防する事ができます。

退職時の混乱を防ぐためにも就業規則の整備は有効と言えます。

あると役に立つのが「慶弔規程」です。

日常診療には関係ないものの一定の頻度で発生するのが「職員及び職員親族の慶弔」です。

どのような対応を取るのかについて、割と短い期間内に決定する必要があります。

規程なしでも対応はできますが、次に慶弔が発生した時に「前回はどうだったか・・」と、いちいち過去を遡らないと職員間の公平性を担保することが難しくなります。

職員との関係性によって「弔花をどうするか」「香典の金額をどうするか」を決めておくことで、日常診療の合間に突発的に発生する慶弔にもストレスなく対応する事が可能となります。

私が必要だと思う規程は概ね上記２つですが、加えて「就業規則関連規程」も整備するメリットがあります。

規程の種類とメリットについて簡単に記します。

１．給与規程

職員が数名であれば特段の規程は必要ないですが、例えば中途入職の職員への賞与支給基準などを決めておくと賞与支給の際にストレスを軽減できます。

２．退職金規程

退職金を支給する場合には規程しておく必要があります。

近年では共済や確定拠出年金のように、クリニック側では退職金計算が不要なものも増えてきました。

ただ、これらについても「各職員の月の積立額をいくらにするか」については決めておく必要があります。

３．パートタイマー就業規則

正職員との違いを決めておく必要があります。

報酬面は雇用契約書で概ね事足りますので、規程しておく必要があるのは「勤務日数ごとの有給休暇付与日数」となります。

どのクリニックでも法定最低限の付与日数かと思いますが、これを規程しておくことで従業員側からの疑義にスムーズに対応できます。

最後までお読みいただきありがとうございます。

税理士事務所Craveは、医療・クリニック専門の税理士事務所です。

・開業にあたってどのような準備をしたらよいか分からない
・現状の顧問税理士が期待に沿った仕事をしてくれない
・経営上の悩みごとがある

等でお悩みでしたら、ぜひお気軽にお問合せください。